Số định danh cá nhân thay thế mã số thuế

Theo quy định, từ 1/7, mã số định danh cá nhân được sử dụng thay cho mã số thuế trong các giao dịch với cơ quan thuế. Không chỉ cá nhân mà hộ gia đình, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh cũng sử dụng số định danh của người đại diện để thực hiện nghĩa vụ thuế, thay vì dùng mã số thuế như hiện nay.

Theo hướng dẫn của ngành thuế, trường hợp người nộp thuế chưa từng được cấp mã số thuế, nếu là hộ kinh doanh thuộc diện đăng ký thuế cùng với đăng ký kinh doanh thì sẽ thực hiện thủ tục đăng ký tại cơ quan đăng ký kinh doanh.

Còn cá nhân và đại diện hộ gia đình không thuộc diện hộ kinh doanh sẽ phải làm thủ tục đăng ký thuế trước khi phát sinh nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước.

Đối với những trường hợp đã được cấp mã số thuế trước ngày 1/7/2025, nếu thông tin đã khớp đúng với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, cơ quan thuế sẽ chủ động chuyển đổi sang sử dụng số định danh cá nhân.

Từ ngày 1/7 trở đi, số định danh cá nhân thay thế hoàn toàn mã số thuế cũ trong việc điều chỉnh, bổ sung nghĩa vụ thuế phát sinh và cả trong việc theo dõi, quản lý thông tin đăng ký giảm trừ người phụ thuộc.

Tuy nhiên, nếu thông tin đăng ký thuế không khớp với dữ liệu quốc gia, mã số thuế sẽ bị chuyển sang trạng thái chờ cập nhật. Trong trường hợp này, hộ kinh doanh, hộ gia đình và cá nhân cần thực hiện thủ tục điều chỉnh thông tin đăng ký thuế. Sau khi hoàn tất cập nhật, số định danh cá nhân mới được sử dụng thay mã số thuế.

Lưu ý là với những cá nhân được cấp nhiều mã số thuế khác nhau, ngành thuế yêu cầu cập nhật số định danh cá nhân cho tất cả mã số đã được cấp để hợp nhất thành một. Các loại hóa đơn, chứng từ, hồ sơ thuế đã lập theo mã số thuế trước đây vẫn được tiếp tục sử dụng, không cần điều chỉnh lại thông tin.

Riêng đối với các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có địa điểm kinh doanh riêng, từ ngày 1/7, cơ quan thuế không cấp mã số thuế riêng cho từng địa điểm nữa. Người đại diện hộ kinh doanh sẽ sử dụng số định danh cá nhân duy nhất để thực hiện nghĩa vụ thuế tại địa điểm phát sinh hoạt động.

Các mã số thuế địa điểm được cấp trước đây sẽ được tự động chuyển đổi sang số định danh cá nhân mà không yêu cầu thủ tục bổ sung.

Để kiểm tra tình trạng thông tin đăng ký thuế của mình, người dân có thể tham khảo các kênh tra cứu, như Cổng thông tin điện tử của Cục Thuế (gdt.gov.vn), Cổng Thuế điện tử (thuedientu.gdt.gov.vn) hoặc qua ứng dụng iCanhan, eTax Mobile; hoặc liên hệ trực tiếp cơ quan thuế nơi cư trú.

Với các mẫu tờ khai, hóa đơn, chứng từ nộp thuế, sau 1/7, người nộp thuế sẽ ghi số định danh cá nhân vào mục “mã số thuế” theo đúng quy định. Việc chuyển đổi này không làm thay đổi bản chất các giao dịch hoặc nghĩa vụ thuế nhưng yêu cầu phải sử dụng đúng mã số mới được chuẩn hóa.

Hướng dẫn chuyển đổi với 3 nhóm trường hợp

Việc chuyển đổi được phân thành 3 nhóm trường hợp cụ thể như sau:

• Thứ nhất, đối với người nộp thuế đã được cấp mã số thuế trước ngày 1/7/2025 và thông tin đăng ký thuế đã khớp đúng với dữ liệu dân cư, cơ quan thuế sẽ tự động cập nhật. Sau đó, các hoạt động điều chỉnh, bổ sung nghĩa vụ thuế, đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc... sẽ được thực hiện theo số định danh cá nhân.
• Thứ hai, nếu thông tin đăng ký thuế chưa khớp đúng hoặc không đầy đủ so với dữ liệu dân cư quốc gia, cơ quan thuế sẽ chuyển mã số thuế của người nộp thuế sang trạng thái “Chờ cập nhật thông tin số định danh cá nhân”. Khi đó, người nộp thuế cần chủ động thực hiện thủ tục thay đổi thông tin đăng ký thuế theo hướng dẫn tại Điều 25 Thông tư 86 của Bộ Tài chính. Chỉ sau khi hoàn tất việc đối soát, số định danh cá nhân mới được sử dụng chính thức thay thế mã số thuế.
• Thứ ba, nếu được cấp nhiều hơn một mã số thuế, cá nhân cần chủ động cập nhật thông tin số định danh cá nhân cho tất cả các mã số thuế đang tồn tại. Cơ quan thuế sẽ căn cứ vào thông tin định danh để tích hợp và hợp nhất toàn bộ dữ liệu thuế vào một số định danh duy nhất.

Việc hợp nhất này không làm mất giá trị pháp lý của các hóa đơn, chứng từ hay hồ sơ thuế đã lập trước đó. Người nộp thuế vẫn có thể sử dụng các giấy tờ có mã số thuế cũ để thực hiện các thủ tục hành chính về thuế mà không cần điều chỉnh lại thông tin.